IT für Dumme - Excel vs. Datenbank

Ist euer Server den öffentlich zugänglich? Also könnte man zum Beispiel für eine präsentation außer Haus darauf zugreifen?

 

Ich habs aufgegeben. Wir haben seit knapp zwei Jahren ein neues Dealer Management System und ja, da muss man etwas mehr input reinkloppen, aber dafür kann ich in vier Jahren noch nachvollziehen was mit Ersatzteil XY passiert ist und wann.

Die DAUs sehen da halt nur "ich muss mehr tippen, warum muss ich dies, warum muss ich das". Im alten System von 1980 rum, wo man nichtmal die Maus benutzen konnte, konnte man halt lustig manipulieren und immer schön den Weg des geringsten Widerstands wählen wenn mal was nicht gepasst hat. Dementsprechend war dann auch der Unterschied zwischen realen Teilebestand und buchhalterischen Bestand nicht gerade klein.

 

Das ist kein Vorteil einer SQL Lösung. Office ist seit der letzten Version ziemlich cloudlastig. Ansonsten müsste man ist/soll Zustand kennen um eine genauere Aussage machen zu können.

 

Wenn die Excel so aufgebläht ist, am besten noch mit Formeln, Sverweisen usw. muss der Vorteil eines Datenbanksystems - wenn es nicht total schief konstruiert ist - eigentlich doch jedem offensichtlich werden?
Wir hatten mal eine Excel-Datei im Umlauf, da hat jeder schon beim Öffnen die Krise bekommen. Das ding hatte MB im mittleren zweistelligen Bereich und allein das Öffnen dauerte schon Minuten. Was die Auswirkungen von bspw. Formeländerungen waren und wie oft das Ding beim Bearbeiten abgekracht ist, kann sich vermutlich jeder vorstellen.

 

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Habe auch noch so ein Monster rumfahren das unbedingt mal in eine echte Datenbank muss. Öffnen dauert 4-6 Min. und wehe man filtert über die Spalten...

 

Vielleicht so:

Wir sind davon überzeugt, dass jedem qualifizierten Mitarbeiter nach einer kurzem Umgewöhnung die Vorzüge der neuen Lösung klar werden.​

Das ist ja nun eine Frage, wie das neue Tool aussieht. Ist das ein SQL-Datenbank-Tool von der Stange oder etwas eigenes?

 

Ah gut zu wissen. Nutze es wenn nur Offline.

 

Wann immer ich eine Infomail bekomme das sich in meiner Firma IT-technisch etwas ändert höre ich sanft "Weg nach unten" von Knorkator in meinem Hirn.

 

Und das sollten die Programmierer mal schnell nachbessern, sonst ist die Chance hoch, dass es ein gescheitertes Projekt wird und frustrierte User hinterlässt.

 

Nein! Das darf nicht geändert werden, weil sonst jeder Depp wieder Daten verändert. Das Tool ist zur Steuerung von Geschäftsvorgängen. Da gabs Felder, wo Leute "vieleicht" oder "kommt noch" reingeschrieben haben
[man stelle sich einen Arzt vor, der in der Spalte für Medikation "vieleicht" schreibt, statt einer genauen Dosierung ]

Wie soll man auf sowas die Geschäftsplanung einer ganzen Firma aufbauen? Die Flexibilität geht nur verloren, weil man nicht mehr bescheißen kann. Die Datenqualität war in Excel einfach unterirdisch, verlässliche Aussagen Richtung GF oder Kunden nicht möglich. Wer jetzt seinen Datensatz nicht pflegt fällt halt sofort negativ auf.

Und was die Bedienung angeht: die ist halt anders als in Excel. Man kann sich seine Ansichten (quasi die neuen eingeblendeten Spalten) individuell zusammen basteln. Das dauert am Anfang 5min, dann hat man sie als Quicklink für immer griffbereit. Umgewöhnung halt.

 

Sicherheit oder Datenschutz scheint bei euch nicht groß geschrieben zu werden.

 

Viel mehr muss man der Fachseite klar machen warum es nicht gut ist wenn jeder jederzeit an den Logiken und Daten herumfummeln kann und es sinnvoll ist dies über die Funktionen und Berechtigungswerkzeuge einer Datenbank zu steuern.

Die Umstellung auf ein Datenbanksystem fordert immer bestimmte Einschränkungen gegenüber "freien" Tools hinzunehmen. Dafür funktioniert es dann aber auch wie es soll, ermöglicht und sichert Zugriffe im Rahmen aufgestellter Regeln, usw. Und natürlich - und das ist ein riesiger Vorteil - lässt sich performant mit viel mehr Daten arbeiten. Voraussetzung für das alles: Das System bleibt Anforderungsänderungen gegenüber flexibel und nach Fertigstellung nicht fix und unabänderbar auf einer Stelle stehen.

 

Die User sind doch immer frustriert, auch bei Windowsänderungen wie Ribbons, Kacheln und Co.

 

Nun, in der Datenbank liegen die Daten zentral.
Jeder, der darauf zugreift, erhält den aktuellen, gültigen Stand, jede Änderung ist sofort sichtbar.
In einer Excel-Lösung fahren womöglich verschiedene Versionen auf verschiedenen PCs rum, und keiner weiss, welches der aktuelle Stand ist.

 

Man kann auch eine benutzerfreundliche Lösung bauen, die Eingaben validiert.
Shortcuts, die weiterhin so ähnlich funktionieren wie früher (z. B. Strg+Enter legt einen neuen Datensatz an), können da schon helfen.

Daher die Frage, ob die Software, die auf die Datenbank zugreift, eine Eigenentwicklung ist oder von der Stange.

 

Mit Access schöne Oberflächen für die Datenbank bauen

 

Klingt für mich so, als ob euer neues Tool die realen Gegebenheiten nicht abbilden kann. Warum haben die Leute denn "vielleicht" dort eingegeben? Kann es sein, dass es für den MA zu diesem Zeitpunkt ablauftechnisch gar nicht möglich sein kann, zu wissen, was er da eintragen soll?

Da sprichst du ja schon direkte Vorteile an. Das müsste man vielleicht so kommunizieren.

Hier könnten vorgefertigte Templates nützlich sein für verschiedene Ansichten (also z.B. eine Ansicht "Kunde anlegen" oder "Teil aufnehmen"). Dann haben die MA zumindest mal einen Startpunkt...

Erfahrungsgemäß haben die meisten nicht IT-affinen User eben eine hohe Hemmschwelle vor Software, die man sehr stark selbst konfigurieren muss/kann.

 

+ Datenkonsistenz wird gewährleistet
+ Bessere DB-Performanz
+ Flexiblere und reproduzierbare Queries möglich
+ Verbesserte Sicherheit durch RBAC-basiertes Zugriffssteuerungskonzept
+ Etablierter Standard, kann bei Audits verlangt werden
+ Geringerer Speicherplatzbedarf
+ Zentral gespeichert
+ Bessere Skalierbarkeit hinsichtlich Datenmenge
+ Erweiterte Backupmöglichkeiten
+ Clustering wird ermöglicht
+ Portierung auf externe Applikationen ist standardisiert über Schnittstellen

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Keine Vorteile für den DAU.

Und über Excel kann man auch nur bestimmte Zellen zur Bearbeitung freigeben, den Rest kann man schützen.
Definierte Eingaben nur über Drop-Down Listen o.ä.

Ich verstehe die Vorteile einer Datenbank und wir haben auf der Firma die selben Probleme, dass es aussieht, als würde es erstmal in Mehraufwand ausarten. ist auch so, aber die Vorteile hintenraus sieht wieder keiner. Da Bedarf es dann halt einer Vorschrift, dass es zukünftig so zu machen ist vom Chef und fertig.

 

hehe.. das darf man eigentlich keinem erzählen
Weil die Datenquali so schlecht war, wurde ein Team installiert, das mit einem billigen Makro leere oder unplausible Zellen markiert hat. Eine leere Zelle hat einen Fehler verursacht, wer zuviele Fehler hatte bekam Abzüge in der Zielerreichung (aka weniger Geld). Also schrieb man halt unverfängliches Zeug rein. Ein Datum kann irgendwann falsch sein, ein Text wird nie als falsch/leer erkannt und der User war zufrieden und save.

Daher varriieren auch die Vorteile der Firma (Datenquali) und der User so stark.. was für mich als Verantwortlichen gut ist, weil ich sinnvolle Daten melden kann, ist für den Anwender ein Problem, da er genauer reporten muss und nicht mehr schluren kann.

Leider geht hier in der Firma der Trend immer stärker zu "noch mehr Monitoring"

Das mit den vorgefertigten Templates ist eine super Idee!
[auch an dabba, danke! mal gucken was man da übernehmen kann]

Eingabe Masken gibt es natürlich schon.. aber evtl könnte man auch die etwas entschlacken. Wofür man natürlich auf Feedback der Fachseite angewiesen ist. Und das Feedback sollte nicht "das ist alles doof" lauten

Die Datenbank baut übrigens auf Salesforce auf .. Inhalt natürlich an unsere Geschäftsvorgänge angepasst.

 

Gar nicht, lass es ihn selbst rausfinden.

 

Ok, klingt irgendwie nach Außendienst/Verkauf und tatsächlich nach dem Weg des geringsten Widerstandes.

Falls Geld vorhanden ist, könnte man einen Experten für HCI (Human-Computer-Interaction) mal kontaktieren. Ich kenne das Thema zwar nur aus der Uni (gibt sogar ein eigenes Institut auf meiner Uni dafür...), aber da dürfte es sicher Freelancer o.ä. geben, die euch unterstützen können.

 

Für den DAU wirst Du da nicht viel finden können, befürchte ich. Die Vorteile sind die genannten Dinge, wie Datenintegrität, Datenschutz, Backup-Möglichkeiten, Verfügbarkeit, Performanz, usw. usf. All das juckt den Anwender DAU genau gar nicht.

Von daher würde ich das auch so kommunizieren. Dass es vor allem Vorteile für die gesamte Organisation und weniger den einzelnen Anwender bietet.

Nachtrag:
Wenn überhaupt, dann kann es die Usability des User Interface sein, wie weiter vorne genannt wurde. Aber das hängt eben stark davon ab, wie das designed wurde und ob das überhaupt ein Fortschritt für den User ist. Gilt also nicht pauschal.

 

Gerade im Flur:

"Ey, geh mal aus der Übersicht raus, ich muss was eintragen!"

Wenn man das Excel-Kind schon kannte bevor es laufen konnte ist es natürlich klar, dass man gut damit zurechtkommt. Die MA haben ja jede Änderung und Erweiterung mitbekommen und haben sich langsam genug daran gewöhnt, dass die den Wildwuchs gar nicht sehen.

Und dann kommt ein Neuer ins Unternehmen und man muss dem erklären, dass Informationen aus verschiedenen Tabellen aus zig Excel-Tabellen aus mehreren Speicherorten zusammengeklaubt werden von denen nichtmal klar ist, wer was wann darin wie eingepflegt hab, ob alles vollständig in allen Orten eingepflegt wurde und ob die Daten tatsächlich aktuell sind oder nur eine Momentaufnahme von Zeitpunkt x

Von Sachen wie Mehrbenutzerfähigkeit, Kompatibilität und Sicherung fang ich jetzt gar nicht an. Solange es keine Probleme gibt und es irgendwie funktioniert, fällt den Benutzern nicht auf, was fehlt und wieviele Klimmzüge in Kauf genommen werden, um das geliebte Excel doch irgendwie verwenden zu können.

 

du sprichst mir aus dem Herzen

 

*umarm*

 

Ich baue in meine Tabellen inzwischen eine Abfrage rein, die Dateiname und Speicherort der Excel-Datei prüft. Stimmt eines von beidem nicht, wird die Bearbeitung verweigert. So ist immerhin sichergestellt, dass niemand eine Kopie vom Desktop oder so verwendet.

Der Vorteil von Excel für mich ist halt, dass ich es kann, während ich ansonsten mit Datenbankprogrammierung zur IT muss. Das lohnt für kleinere Progrämmchen nicht, da tut es Excel+einige Makros.

 

Etwas OT: Wo und welche Uni?

 

Hab dir eine PM geschickt.

 

Ist ja auch nicht so als hätte Excel keine Daseinsberechtigung. Aber halt als Tabellenkalkulationsprogramm, nicht als Datenbank. Auf die Idee zu kommen Excel als solche zu verwenden finde ich schon recht merkwürdig. Nur weil's Tabellen kann? Ich kann ja nichts (oder nur mit viel Aufwand) angeben um Daten miteinander in Relation zu setzen, verschiedene Tabellen zu vereinen, Schlüsselattribute zu definieren, etc. Da fehlt halt alles was strukturierte Daten ausmacht und übrig bleibt ein undurchschaubarer Wust ohne Sinn.

 

UI-/UX-Design ist nicht die Aufgabe von Software-Entwicklern und schon gar nicht die eines Programmierers. Die werden es zwar umsetzen, aber nicht entwickeln.

Wenn Du Entwickler UI/UX machen lässt, kommt die Usability eines typischen Open Source-Projekts raus, sprich: grausig.

 

Danke, hab aber keine bekommen, schätze mal es liegt am Failboard.

 

Kommt halt immer auf die Daten an.

 

Ist leider üblicher als man glauben möchte. Selbst innerhalb von Konzernen kann es passieren, dass sich irgendein Held das Excel-Sheet der Verwaltung des Schreckens +6 gebaut hat, das abteilungsweit eingesetzt wird und wehe, man möchte es abschaffen ...

 

Nö, das PM-System liegt außerhalb des Boards.

 

Ok, stimmt. Failboard ist da eher der Name für GS allgemein.
Aber er hätte es ja auch über Tapatalk an das alte PM-System schicken können.

 

Stimmt natürlich auch wieder und guter Punkt.

Deswegen auch mein Tipp sich jemanden zu suchen, der von HCI wirklich Ahnung hat...

Ok.

Also bei uns müssen die Informatiker diese Vorlesung mit Übungen im Bachelor absolvieren: http://courses.iicm.tugraz.at/hci/

Und im Master Informatik gibt es auch eine dazugehörige Spezialisierung.

Aber da ich nicht Informatik studiere, kann ich dazu nicht allzu viel sagen. Weiß nur, dass es das gibt.

 

Das sieht sogar ganz ok aus. Die VL zu Mensch-Maschine Interaktion die ich im Bachelor besucht habe (war ein Wahlpflicht-Modul) hatte leider beinahe nichts mit UI Design zu tun, dafür massenhaft mit der Grafikpipeline, Fourier-Transformationen, 3D Grafik, etc. Sehr schade eigentlich, denn grundsätzlich würde mich das sehr interessieren...

 

Hatte auch eine ähnliche VL, die entsprechende Dozentin war leider sehr von sich selbst überzeugt.

Aber von UIlern bin ich in letzter Zeit eh nicht überzeugt, gab quasi nur verschlimmbesserungen.