Diese 9 Tricks solltet ihr kennen, wenn ihr Google Drive nutzt

Cloud Services sind aus dem (Tech-)Alltag kaum noch wegzudenken. Wer seine Daten sichern will und eine zentrale Sammelstelle für alle seine Unterlagen braucht, kommt kaum um einen der vielen Online-Speicher herum. 

Google Drive ist die Cloud-Lösung von Google, die jedem bis zu einer gewissen Speichermenge kostenlos zur Verfügung steht, der ein Google-Konto hat. Das Design ist grundlegend zwar sehr intuitiv, trotzdem gibt es ein paar praktische Funktionen, die man auch gerne mal übersehen kann.

Wir haben 10 Funktionen und Tricks für euch gesammelt, damit ihr Google Drive in Zukunft noch effizienter nutzen könnt.  Kollege Sören hat außerdem für euch schon an anderer Stelle ein paar essenzielle Tipps zum Thema Windows gesammelt. Hier geht’s zum Artikel:

Windows 10 und 11 für Einsteiger: 6 essenzielle und einfache Tipps, die jeder kennen sollte

1. Dokumente mit der erweiterten Suche finden 

Ihr könnt euren Speicher nicht nur mit der herkömmlichen Suchfunktion durchstöbern. Die erweiterte Suche kann euch helfen, Dateien schneller zu finden, indem ihr einzelne Angaben zu ihnen macht.  

Sucht ihr zum Beispiel mehrere Dateien im Papierkorb, die das Wort »Finanzen« enthalten und nur für bestimmte Personen freigegeben sind, habt ihr die Möglichkeit genau nach diesen Voraussetzungen zu filtern. 

Ihr findet die erweiterte Suche am rechten Rand der Suchleiste. 

2. Drive to PC 

Es mag einfach erscheinen, wenn man es schon weiß, für alle anderen ist es hingegen ein wertvoller Tipp, um Zeit zu sparen. Ihr könnt die PC-Version von Drive herunterladen und so aus dem Datei-Manager heraus eure Dokumente in der Cloud verwalten.  

Ihr habt zwei Synchronisierungsoptionen: 

1. Dateien streamen: Ein virtuelles Laufwerk wird eingerichtet, in dem man Dateien ablegt, die in der Cloud gespeichert werden sollen. Dateien können offline verfügbar sein, wenn man sie vorher herunterlädt. 

2. Dateien Spiegeln: Dokumente werden in der Cloud UND dem PC gespeichert. Dokumente sind automatisch offline verfügbar. 

3. Farbe ändern 

Wer viel Gebrauch von seinem Cloud-Dienst macht, hat sicher irgendwann einiges an digitalem Kram angesammelt, den er nicht mehr richtig im Blick hat.  

Glücklicherweise lassen sich Drive-Ordnern Farben zuweisen, um sie zu kategorisieren. Ein Rechtsklick auf einen Ordner reicht aus, um zum Punkt »Farbe ändern« zu gelangen. Jetzt nur noch die Farbe auswählen. 

Eine kleine, aber nützliche Funktion, die mehr Überblick im Cloud-Speicher schafft. 

4. Dateien direkt verlinken 

Oftmals werden geteilte Dokumente in Drive über einen freigegebenen Ordner verwaltet. Das ist in vielen Fällen auch praktisch, es gibt allerdings auch die Möglichkeit, nur einzelne Dateien freizugeben.  

Nach einem Rechtsklick auf die Datei wählt ihr den Punkt »Link abrufen« aus. Im darauffolgenden Pop-Up könnt ihr einzelne Personen freigeben oder einen Link zur Datei kopieren. 

5. Dokumente scannen und hochladen 

Mit der Google Drive-App könnt ihr mit eurem Smartphone Dokumente einscannen und als PDF-Datei direkt in Drive hochladen. 

Startet die App und geht auf den kleinen »+«-Button unten rechts. Anschließend findet ihr die Option »Scannen« beziehungsweise »Kamera nutzen« in der iOS-Version.

Nachdem ihr das gewünschte Dokument eingescannt habt, bestätigt ihr mit dem Haken und speichert die PDF-Datei direkt in eurem Google Drive. 

6. PDFs in Doc bearbeiten 

PDF-Dateien zu bearbeiten, kann anstrengend sein. Mit Google Drive könnt ihr allerdings mit nur zwei Klicks anfangen, an einer PDF zu arbeiten. Es könnte einfach kaum sein: 

1. Rechtsklick auf die PDF-Datei 

2. Cursor über den Punkt »Öffnen mit« bewegen 

3. Auf Google Docs klicken 

4. PDF bearbeiten 

7. Datei-Versionen verwalten 

Jedem passiert mal ein Fehler in einer Datei oder er verliert die richtige Version eines Dokuments. Da kann es vorkommen, dass man sich eine ältere Version der Datei zurückwünscht.  

Drive hilft euch bei diesem Problem, indem es 30 Tage lang verschiedene Versionen eurer Datei sichert. Allerdings »nur« bis zu 100 Versionen auf einmal. Die Versionen einer Datei lassen sich bearbeiten, indem ihr einen Rechtsklick auf das Dokument ausführt und dann den Punkt »Versionen verwalten« anklickt. 

Ältere Versionen können von der Löschung auch verschont werden, indem ihr auf die das Punkt-Menü rechts von den Versionen klickt und einen Haken bei »Niemals löschen« setzt. 

8. Kommentare hinzufügen 

Wenn ihr mit mehreren Leuten an einer Datei arbeitet, kann es hilfreich sein, bestimmte Bereiche einer Datei zu kommentieren. So könnt ihr auf Änderungen hinweisen oder ergänzende Informationen eintragen. 

Klickt dazu einfach auf »Vorschau«, nachdem ihr auf eine Datei einen Rechtsklick ausgeführt habt. Ihr könnt nun Textpassagen kopieren und per Rechtsklick einen Kommentar hinzufügen.  

Auch Bilder oder Bildbereiche können kommentiert werden, indem ihr mit gedrückter linker Maustaste einen Bereich auf dem Bild auswählt. Anschließend erscheint das Kommentar-Fenster. 

9. Neue Dateien schneller speichern 

Zu guter Letzt haben wir noch einen Tipp für alle Chrome-Nutzer: Das Browser-Add-on »In Google Drive speichern«. Es erlaubt euch, Inhalte in eurem Browser direkt auf euer Drive zu laden. 

Wollt ihr zum Beispiel ein Bild herunterladen, dann klickt mit der rechten Maustaste darauf und geht auf den neuen Button im Kontextmenü: »Bild in Google Drive speichern«. Das ist auch bei anderen Dateitypen möglich. 

Wir hoffen, es waren ein paar neue Tipps für euch dabei. Noch mehr praktische Software Tipps gibt’s hier: 

Zeit sparen: Die 7 besten Browser-Erweiterungen, die euch die Arbeit abnehmen 

Kanntet ihr schon alle Funktionen? Welche nutzt ihr täglich? Welche waren neu für euch? Habt ihr noch einen nützlichen Tipp, der hier noch nicht dabei war? Schreibt es uns gerne in die Kommentare!