Chaos im Home Office? Meine Lösung ist Papier statt einem dritten Bildschirm

Ihr kennt den Stress aus dem Arbeitsalltag: Man hat kaum Zeit für die Aufgaben, die anstehen, man kann nicht alles rechtzeitig erledigen, man wird abgelenkt und schon werden Aufgaben vernachlässigt oder vergessen. Das kann selbst dann schnell passieren, wenn man eine To-Do-Liste führt.  

Ich persönlich suche schon lange nach einer Möglichkeit, meine Aufgaben richtig zu verwalten und bin mit keiner herkömmlichen Lösung wirklich zufrieden - weder digital noch analog. Immer wieder verliere ich die Lust an dem System, höre auf, es weiter zu bearbeiten, oder es macht mehr Arbeit als es mir abnimmt.

Die amerikanische Design-Agentur Ugmonk hat dafür ein ToDo-Tool entwickelt, das genau das verhindern soll, indem es ähnlich präsent wie mein PC-Bildschirm ist, aber aus Papier. Warum mich das schlicht »Analog« genannte Tool so interessiert und wieso es vielleicht auch etwas für euch ist, will ich euch im folgenden Artikel beschreiben. 

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von Jan Stahnke

Analog statt digital 

Für mich waren die analogen Möglichkeiten, meine Aufgaben zu verwalten, immer attraktiver als digitale - und das, obwohl ich ein großer Fan von allem bin, was mich nicht dazu zwingt, meine eigene Handschrift zu lesen.

Egal ob Notiz-Apps, eine Excel-Tabelle oder ein Word-Dokument, früher oder später lässt das Pflegen dieser Tools bei mir stark nach. Anders verhält sich das bei einem simplen Notizbuch, das ich immer auf dem Schreibtisch habe und in dem ich meine Aufgaben ganz einfach in Listenform notiere. Das funktioniert bei mir bisher mit Abstand am besten.  

Leider bin ich aber auch mit dieser Form der Aufgabenverwaltung insgesamt eher unzufrieden, da ich das Notizbuch nicht immer im Blick habe und gerne mal vergesse, das Buch nochmal in die Hand zu nehmen, die entsprechende Seite aufzuschlagen und zu schauen, ob ich jetzt auch wirklich alles erledigt habe. Ugmonks »Analog« könnte genau da für mich in die Bresche springen.

So funktioniert es  

»Analog« besteht aus wenigen, einfachen Teilen: Drei verschiedene Kartenstapel für die Aufgabeneinteilung »Heute«, »Als nächstes« und »Irgendwann« und eine Holzschachtel zur Aufbewahrung und Zurschaustellung der Karten. Das Design ist minimalistisch gehalten und passt wahrscheinlich auf jeden Schreibtisch. 

Man stellt sich »Analog« also unter den Monitor und hat sozusagen einen zweiten oder dritten analogen Bildschirm aus Papier, auf dem die Aufgaben immer zu sehen sind. Der in zwei Hälften aufgeteilte Kreis vor jeder Aufgabe ist dazu da, um Aufgaben als »erledigt«, »in Arbeit« oder in andere, eigene Kategorien einzuteilen. 

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Jeden Tag nimmt man also eine neue »Heute«-Karte, notiert seine Aufgaben oder Termine und achtet darauf, dass man wirklich nur Dinge aufschreibt, die man auch wirklich noch an dem Tag erledigen kann und will.  

Besonders interessant für Leute wie mich, die es befriedigend finden, Dinge auf Papier abzuhaken oder durchzustreichen, sind die sogenannten »Kartensignale«. Diese werden mit drei Kreisen oben rechts auf der Karte dargestellt. Mit diesen Kartensignalen bewertet man am Ende des Tages seine eigene Produktivität. Wenn ich zum Beispiel alle Aufgaben erledigt habe, dann fülle ich alle drei Punkte aus. Das soll für ein befriedigendes »abgehakt«-Gefühl sorgen.

Individualisierbar und Schlicht 

Das Schöne an »Analog« ist, dass man auch ein eigenes System darauf anwenden kann und sich eben nicht an die ursprüngliche Idee halten muss. Auch das schlichte Holzdesign und das praktische Layout der Kartentypen haben es mir angetan.

Der Preis fällt mit 95 US-Dollar allerdings hoch aus, zumal sich ein ähnliches System leicht selbst nachstellen lässt. Rechtfertigen sollen ihn unter anderem die schlichte Box mit Magnetdeckel zur Aufbewahrung und die stabilen Karten mit aufgedruckten Symbolen. Da man sie aber nicht wiederverwenden kann, sorgen sie potenziell immer wieder für neue Kosten.

Im Alltag ausprobieren will ich das System in jedem Fall. Sobald ich über einen gewissen Zeitraum eigene Erfahrungen damit gesammelt habe, erfahrt ihr, ob sich die Investition in das Starterkit aus meiner Sicht wirklich lohnt oder ob ich dann doch lieber beim Notizbuch bleibe.

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Wie ist es bei euch? Habt ihr Bedarf an mehr Ordnung im Büro, oder im Home-Office? Würdet ihr so ein analoges Tool nutzen? Und was sagt ihr zu dem Preis von 95 US-Dollar? Schreibt uns eure Meinung in die Kommentare!