All diese Apps sollten ersetzt werden. (Bildquelle: Unsplash – Ed Hardie | Xataka)

Es gibt Programme, die so fest im Alltag verankert sind, dass sie fast unsichtbar werden. Ihr öffnet ein Dokument, korrigiert einen Satz, verschickt eine Präsentation und arbeitet einfach weiter, ohne euch zu fragen, was im Hintergrund eigentlich alles reibungslos zusammenspielen muss. D

Doch genau diese Gewohnheit schafft auch Abhängigkeiten: von bestimmten Dateiformaten, vertrauten Werkzeugen und Arbeitsabläufen, die ihr mit Kolleginnen und Kollegen teilt. Wenn eine Behörde beschließt, ihre Bürosoftware auszutauschen, genügt es deshalb nicht, eine Alternative zu finden, die auf dem Papier das Gleiche leistet. Der eigentliche Härtetest beginnt, sobald die Software tagtäglich im Einsatz ist.

Dieser Artikel stammt im Original von unserer spanischen Schwesterseite Xataka und erscheint bei GameStar Tech in übersetzter und angepasster Form.

Der dänische Testlauf im Ministerium

Im Juni 2025 wollte das damalige dänische Ministerium für Digitalisierung herausfinden, inwieweit sich Microsoft Office in Teilen der behördlichen Arbeit tatsächlich ersetzen lässt. Der am 19. Juni gestartete Testlauf umfasste 38 Beschäftigte, die fortan mit einem auf Collabora basierenden Bearbeitungsmodul arbeiteten. Dieses war direkt in das Vorgangsbearbeitungssystem der Behörde eingebunden.

Der Anstoß für die Initiative war keine Unzufriedenheit mit Word oder Excel, sondern eine grundlegende politische Frage: Wie stark darf sich eine öffentliche Verwaltung an Softwarelösungen großer US-Konzerne binden?

Caroline Stage, die damalige Digitalisierungsministerin, setzte sich dafür ein, diese Abhängigkeit zu verringern und dem öffentlichen Sektor mehr Handlungsspielraum zu verschaffen. Ihre Pläne gingen weit über das Collabora-Pilotprojekt hinaus: Noch vor Ende 2025 strebte sie eine umfassendere Ablösung von Microsoft Office im Ministerium an.

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Was Collabora leistet und wie das System funktionierte

Dabei handelte es sich keineswegs um ein unausgereiftes Nischenprojekt. Collabora ist eine quelloffene Office-Suite auf Basis von LibreOffice und bringt Werkzeuge für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation sowie Präsentationen mit – inklusive Kompatibilität mit den gängigen Microsoft-Dateiformaten.

Im dänischen Ministerium sollte das Bearbeitungsmodul innerhalb von F2 laufen, einer vom Unternehmen cBrain entwickelten Plattform für Vorgangsbearbeitung. Genau hier lag eine der größten Anforderungen: Es galt zu prüfen, ob die Beschäftigten ihre bestehenden Vorlagen nahtlos weiternutzen, Formatierungen bei Konvertierungen fehlerfrei beibehalten und Korrekturfunktionen verwenden konnten, ohne dass gewohnte Arbeitsabläufe beeinträchtigt wurden.

Formatierungsfehler und weiße Seiten im Arbeitsalltag

Was in der Theorie einen reibungslosen Übergang versprach, stieß in der Praxis schnell an Grenzen. Wie aus internen E-Mails und Dokumenten hervorgeht, die dem dänischen Fachmedium Ingeniøren vorlagen und von TechSpot aufgegriffen wurden, stießen die Testpersonen auf spürbare Hürden bei Formatierungen und Formatvorlagen. So nutzte eine der Vorlagen die Schriftart Georgia, die anfangs nicht verfügbar war.

Zudem traten plötzlich unerwünschte Fettformatierungen und fehlerhafte Zeilenumbrüche auf – vereinzelt öffneten sich Dokumente sogar komplett leer. Das mögen auf den ersten Blick Kleinigkeiten sein, doch in der Zusammenarbeit an wichtigen Akten und Berichten führen solche Fehler schnell zu massivem Mehraufwand.

Das vorzeitige Aus für das Pilotprojekt

Auch der zeitliche Ablauf verdeutlicht die Entwicklung. Obwohl die ersten Probleme bereits 2025 auftraten, arbeiteten die Beteiligten noch bis ins Jahr 2026 hinein mit Collabora. Schließlich wurde das Projekt im Zuge der dänischen Parlamentswahlen und der anschließenden Umstrukturierungen in der Verwaltung gestoppt. Wie TechSpot berichtet, kommt die Software im Ministerium mittlerweile nicht mehr zum Einsatz. Offizielle Pläne, das Experiment wieder aufzunehmen, gibt es nicht.

Dabei sollte das Experiment wertvolle Erkenntnisse für künftige Softwaremigrationen im öffentlichen Sektor liefern. Laut den von dänischen Medien zitierten internen Unterlagen war für Oktober 2025 eigentlich eine gründliche Evaluierung angesetzt. Aus dem Ministerium wurde später jedoch offiziell bestätigt, dass dieser Abschlussbericht nie durchgeführt wurde.

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Dänemark hält weiter an Open-Source-Plänen fest

Das Ende dieses Testlaufs bedeutet jedoch nicht, dass Dänemark quelloffener Software in Behörden den Rücken kehrt. Seit Dezember 2025 erprobt die Verkehrssicherheitsbehörde im Rahmen von SIA Open – einem eigenständigen Projekt der staatlichen IT-Behörde Statens IT – eine vollständige Arbeitsumgebung auf Open-Source-Basis.

Nach Angaben der Europäischen Kommission nahmen daran im Oktober 2026 zwar weniger als zehn Beschäftigte teil, ein Ausbau ist jedoch geplant. Zudem stellt die dänische Digitalisierungsagentur klar, dass für die Jahre 2026 bis 2029 insgesamt 80 Millionen Kronen für einen umfassenden Plan zur digitalen Souveränität bereitstehen.

Welche Alternativen zu MS-Office habt ihr schon ausprobiert und wie hat es geklappt? Schreibt es gerne in die Kommentare!