Die drei Worte, die man am Ende einer E-Mail schreiben sollte, um besser eine Antwort zu erhalten – eine Untersuchung hat ihre Wirksamkeit gezeigt [Best of GameStar]

Tech-Autor Nils äußert in seinen Mails gerne Dank im Voraus, wenn auch zugegebenermaßen nicht ganz uneigennützig.

Ich muss gestehen, dass ich sehr froh war, als ich kürzlich die Ergebnisse der Untersuchung von 2017 gesehen habe, um die es hier geht. Der Grund: Ich verwende die drei besagten Wörter selbst sehr oft.

Es geht um den E-Mail-Abschluss Danke im Voraus.

Einerseits ist es zwar sicher nicht überraschend, dass diese Formulierung potenziell dabei helfen kann, eher eine Antwort zu erhalten. Andererseits empfand ich die Ergebnisse im Detail als durchaus interessant, gerade auch beim Vergleich mit anderen populären E-Mail-Abschlüssen. Aber der Reihe nach.

Um welche Untersuchung geht es?

• Sie wurde 2017 von Boomerang durchgeführt. Dabei handelt es sich um ein Unternehmen, das unter anderem für Gmail und Outlook eine App anbietet, die den Funktionsumfang beim Mailen erweitert, etwa durch zeitversetztes Versenden von Nachrichten.
• Basis der Untersuchung sind über 350.000 E-Mail-Threads. Sie wurden daraufhin analysiert, wie häufig bestimmte Abschlüsse in ihnen vorkommen und in welchem möglichen Zusammenhang sie mit der Antwortrate stehen.
• Zu der Quelle der Mails sagt Boomerang Folgendes: Wir verwendeten eine Open-Source-Bibliothek, die es uns ermöglichte, E-Mails von Listen, die von Support-E-Mails für Pidgin (ein Instant-Messaging-Client) bis hin zur UCLA-Liste für Religionsrecht reichten, in einem Thread zu sammeln. Viele der größeren Listen drehten sich um Open-Source-Software und Betriebssysteme (zum Beispiel Python, CentOS).

»Es war ein Fehler«: Wäre es nach Bill Gates gegangen, gäbe es eine berühmte Tastenkombination nicht

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Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick

Die Studie bezieht sich auf englische Nachrichten, was dementsprechend auch für ihre Ergebnisse gilt.

In den folgenden Übersichten führen wir daher sowohl die im Original genannten Formulierungen auf als auch ihre gängigen Übersetzungen ins Deutsche.

So wurden die untersuchten E-Mails am häufigsten beendet:

So sahen die Antwortraten jeweils aus:

Die drei Formulierungen, die explizit Dank zum Ausdruck bringen, landen demnach alle auf dem Siegertreppchen. Der am zweithäufigsten verwendete Abschluss kommt gleichzeitig mit Blick auf die Antwortrate nur auf den 6. Platz.

Dass Dank in diesem Zusammenhang generell hilfreich sein kann, zeigt auch ein genauerer Blick auf die Daten von Boomerang, wie das folgende Zitat deutlich macht:

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Einschränkungen und Bestätigungen

Beim Blick auf die Daten und ihre Auswertung muss man bestimmte Einschränkungen bedenken, die auch in den Kommentaren zur Untersuchung angeführt werden.

• Nicht bei jeder E-Mail erwartet man eine Antwort. Außerdem könnten solche Mails, bei denen eine Antwort erwartet wird, häufiger ein Danke am Ende enthalten als Nachrichten, die keine Antwort erwarten.
• Es kommt auch auf das Verhältnis zwischen Sender und Empfänger an. So könnten E-Mails von Menschen in höheren Positionen an ihre Angestellten häufiger Antworten bekommen als andere Nachrichten.
• Ein weiterer möglicher Einfluss der Beziehung zwischen Sender und Empfänger: Menschen, die sich gut verstehen, antworten einander vermutlich eher. Gleichzeitig könnten die Nachrichten zwischen solchen Personen aber auch eher ein Dankeschön enthalten.

Das ist Boomerang bewusst. Deshalb wurde unter anderem zusätzlich analysiert, ob sich die Ergebnisse unterscheiden, wenn nur E-Mail-Threads berücksichtigt werden, deren erste Nachricht ein Fragezeichen enthält (was das Erwarten einer Antwort nahelegt).

Das oben beschriebene Muster blieb dabei aber bestehen.

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Die Wahl der Worte kann wichtig sein

Bei der Frage nach der Kausalität führt Boomerang eine andere Studie mit dem Titel A Little Thanks Goes a Long Way an.

Darin zeigte sich, dass einer Bitte um Hilfe bei einem Bewerbungsschreiben mit mehr als doppelt so hoher Wahrscheinlichkeit entsprochen wurde, wenn die Mail dazu einen Ausdruck der Dankbarkeit enthielt. Die Datenbasis ist hier mit 69 Testfällen aber gering.

Dankbarkeit am Arbeitsplatz: Positive Wirkungen von im Vorfeld ausgedrückter Dankbarkeit in einem ganz anderen Zusammenhang hat eine aktuelle Studie der Academy of Management (AMD) festgestellt. Dabei geht es um Stressresilienz am Arbeitsplatz:

Ebenfalls kein unbedingt überraschendes Ergebnis, das zudem genauso gewissen Einschränkungen unterworfen sein wird.

Aber es schadet sicher nicht, daran erinnert zu werden, dass ein ernstgemeintes Danke im Voraus in verschiedenen Zusammenhängen sehr wertvoll sein kann, sowohl für sich selbst als auch für die Mitmenschen.