Egal ob Slack, Discord oder Teams: Irgendwie müssen wir fast alle mit den Kollegen kommunizieren, richtig? Leider ist es genauso richtig, dass diese Programme oftmal recht nervig zu bedienen sind oder – was mich besonders häufig ärgert – unnötige Updates fahren, nach denen gefühlt niemand gefragt hat.
Ich ärgere mich heute noch über ein monatealtes Update von Teams, das mir Benachrichtigungen auch als Chat-Nachricht anzeigt. An dieser Stelle dürft ihr euch mich vorstellen, wie ich eine Faust Richtung Microsoft-Hauptquartier schüttle. Wie ein alter Mann in einem Hollywood-Streifen, auf dessen Rasen Kinder herumtollen.
Dennoch gibt es ein paar einfache Tricks, welche die Arbeit mit Teams in vielerlei Hinsicht etwas angenehmer machen oder für neue Möglichkeiten sorgen.
1. Stimmprofil und Sprachisolation
Wenn die eigene Umgebung mal etwas zu laut ist und ihr euren Kollegen das Bohren des Nachbarn oder das Schreien der Kinder nicht antun wollt, könnt ihr ein eigenes Stimmprofil von euch anlegen.
Das schaltet die Sprachisolation in den Audioeinstellungen in Teams-Calls frei. Anders gesagt: So kann Teams eure Stimme erkennen und Hintergrundgeräusche besser herausfiltern.
Das kann auch praktisch sein, falls ihr euch mal den Laptop schnappt und bei der Arbeit in ein Café oder an einen Fluss setzen wollt.
So geht’s:
- Öffnet Teams.
- Klickt auf das Dreipunktmenü neben eurem Profilbild, oben rechts.
- Klickt auf »Einstellungen«.
- Geht ganz unten links auf »Erkennung«.
- Klick auf »Sprachprofil erstellen« und folgt den Anweisungen.
- Ab sofort ist die Sprachisolation automatisch in jedem Call aktiv.
Was, wenn die Sprachisolation nicht aktiv ist oder ihr sie abschalten wollt?
- Klickt auf das Dreipunktmenü neben dem Kamera-Symbol, wenn ihr in einem Call seid.
- Klickt auf »Audioeinstellungen«.
- Entfernt/aktiviert den Haken bei »Rauschunterdrückung«.
- Wählt aus, ob ihr »Nur Hintergrundgeräusche« unterdrücken wollt (Standard-Option ohne Sprachprofil) oder ob ihr die Sprachisolation nutzen wollt (Einstellung mit Sprachprofil) und setzt den entsprechenden Haken.
- Nun hört man kaum noch, was um euch herum passiert. Nur noch euch.
2. Live-Transkripte
Perfekt, wenn ihr nichts verpassen dürft: Wenn ihr in einem Call seid und mal eben austretet oder ihr leicht abgelenkt werdet, könnte es euch helfen, das Live-Transkript zu aktivieren.
Dann wird automatisch jedes gesagte Wort in der Besprechung mitgeschrieben.
Bei ersten Tests hat das sogar ziemlich gut funktioniert, auch wenn Teams gerne mal englische Begriffe erkennt, obwohl durchgehend Deutsch gesprochen wird. Das ist allerdings verkraftbar.
Ihr solltet dabei allerdings bedenken, dass andere Teilnehmer im Call sehen, dass ihr das Transkript gestartet habt. Generell ist es wahrscheinlich eine gute Idee, erstmal mit den Teilnehmern abzuklären, ob die Transkription für alle okay ist.
So geht’s:
- Klickt auf das Dreipunktmenü, wenn ihr in einem Call seid.
- Geht ganz oben auf »Aufzeichnen und transkribieren«.
- Klickt auf »Transkription starten«.
- Nun seht ihr das Transkript in einem gesonderten Bereich und verpasst nicht mehr, was gesagt wird.
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Kleine Tipps und Tricks im Schnelldurchlauf
Jetzt habt ihr definitiv die zwei Tipps kennengelernt, die ich persönlich am spannendsten finde. Dennoch gibt es noch ein paar kleine Tricks, die ich euch nicht vorenthalten will.
- Nachrichten weiterleiten: Wenn ihr auf das Dreipunktmenü einer Chatnachricht klickt, könnt ihr dort eine oder mehrere Nachrichten weiterleiten. Das schließt auch Dateien mit ein. So müsst ihr sie nicht herunterladen und neu hochladen.
- Solo-Meetings: Falls ihr die Funktionen, die ich hier erwähnt habe, mal testen wollt oder ihr aus einem anderen Grund alleine in einem Meeting sein wollt, müsst ihr nicht euren Kollegen einen neuen Termin einstellen. Geht einfach auf den Kalender in Teams und klickt oben rechts auf »Jetzt besprechen«. Schon seid ihr alleine in einem Meeting.
- Teams auf dem Handy: Ihr könnt Teams im flüssigen Wechsel nutzen, ohne dass ihr euch auf einem Gerät abmelden müsst. So könnt ihr beispielsweise noch an einem wichtigen Meeting teilnehmen, auch wenn ihr im Stau steht oder in der S-Bahn sitzt.
Patrick hat hier noch einen Extratipp für euch, der sicherlich für einige von euch interessant ist:
Microsoft Teams: Ab wann wird man als Abwesend angezeigt und was kann man dagegen tun?
Nun kennt ihr die meiner Meinung nach wichtigsten Tipps und Tricks von Microsoft Teams. Hoffen wir mal, dass das nächste Update diese Funktionen nicht komplett durcheinanderwirft. Ich habe jedenfalls schon unwahrscheinlichere Dinge passieren sehen.
Habt ihr noch mehr Tipps und Tricks für Teams, die ich nicht erwähnt habe? Ab in die Kommentare damit!
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