Informationen und Aufgaben müssen von mir unbedingt schriftlich festgehalten oder grafisch aufbereitet werden. Sonst verschwinden sie schneller aus meinem Gedächtnis, als ich den bekannten Satz »Hab’s schon wieder vergessen« ausspreche.
Auf der Suche nach einem entsprechenden Tool für Arbeit und Privatleben bin ich seinerzeit auf Notion gestoßen, das aber meine Anforderungen bei weitem übertraf. Schlicht und auf das Nötigste beschränkt, erwies sich die hauseigene App »Erinnerungen« von Apple als ideale Lösung.
Sie kann viel mehr als nur erinnern.
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Apple Erinnerungen: Mein Planer für alles
In Apples Erinnerungen-App steckt ein cleverer Planer, der aus meinem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken ist. Anstatt anstehende ToDos, Testartikel, Kolumnen, Events und mehr in schnöden Listen aufzubereiten, bietet die App eine praktische Spaltenansicht. Schaut selbst:
Die Darstellung unterscheidet sich im Vergleich zum iPad sehr gering.
Diese Ansicht bietet in meinen Augen gleich mehrfache Vorteile:
- Bessere Visualisierung und Übersicht: Die Spaltenansicht ermöglicht eine übersichtlichere Darstellung der Aufgaben, indem diese in verschiedene Kategorien unterteilt werden.
- Kanban-ähnliche Funktionalität: Die Ansicht verwandelt die Erinnerungs-App in ein Kanban-Board, ähnlich Tools wie Trello, was eine effizientere Arbeitsorganisation ermöglicht.
- Flexibles Aufgabenmanagement: (Unter-)Aufgaben können schnell und einfach verschoben werden, um den Fortschritt zu verfolgen oder die Priorität anzupassen. Ganze Projekte können zudem in Gruppen untergeordnet werden.
- Intuitive Bedienung: Das Verschieben von Aufgaben zwischen Spalten ist einfach, intuitiv und ermöglicht eine schnelle Aktualisierung der jeweiligen To-Do-Liste - egal ob auf iPhone, iPad oder Mac.
- Tags: Optionale Tags erhöhen die Übersicht und Aufgaben mit zugewiesenen Tags können gefiltert werden). Tags sind zudem wichtig für Intelligente Listen (dazu später mehr).
Einer der größten Vorteile liegt natürlich in Apples Betriebssystem. Bei der Verwendung von Mac, iPad und iPhone werden die Aufgaben automatisch zwischen allen Geräten synchronisiert.
Allerdings hat dieser Vorteil auch einen ebenso großen Nachteil, wie ihr am Ende lesen könnt.
Link zu Notizen
Die Notizen-App von Apple ist der Grund, warum ich vor einigen Monaten überhaupt auf die App Erinnerungen gekommen bin. Auf meinem iPad und Mac wird die Notizen-App bereits ausgiebig genutzt:
- Alle Notizen zu anstehenden Tests, Kolumnen und mehr werden dort gespeichert. Dazu gehören auch Bilder, Sprachnotizen, PDFs und vieles mehr.
- Mit der Schnellnotizfunktion (verfügbar auf iPhone, iPad und Mac) füge ich Zitate aus Webseiten inklusive Link in die App ein.
- Notizen können wiederum untereinander verlinkt werden.
Was hat das mit Erinnerungen zu tun? Den Link zur entsprechenden Notiz kann ich auch in der jeweiligen Aufgabe in Erinnerungen einfügen. Diese Funktion ist übrigens nicht auf die Apple-eigenen Apps beschränkt. Es können beliebige URLs in Erinnerungen eingefügt werden.
Intelligente Listen
Wenn ihr mehrere Projekte habt, helfen euch die intelligenten Listen dabei, den Überblick zu behalten. Dabei handelt es sich um anpassbare Ansichten, die ihr nach euren Bedürfnissen gestalten könnt.
Ihr könnt Ansichten wie »Überfällig«, »Heute« (gibt es bereits von Apple) oder »Demnächst fällig« erstellen, um die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit zu priorisieren und eine zeitliche Sortierung zu erreichen. Wenn neue Erinnerungen die festgelegten Kriterien erfüllen, aktualisieren sich die Listen automatisch.
Intelligente Listen schaffen bei vielen Projekten Abhilfe und sind in wenigen Schritten erstellt.
So geht's:
- Erstellt eine neue Liste und wählt als Listentyp »Intelligente Liste«.
- Wählt nun die Kriterien aus, die für die Liste gelten.
- Alternativ könnt ihr auch bestehende Listen in intelligente umwandeln. Haltet beim iPhone dazu auf eine Liste gedrückt, wählt »Info anzeigen« und ändert dann den Typ.
Bonus: Einkaufsliste
Mit Apple Erinnerungen kann man auch eine Einkaufsliste erstellen. Wählt dazu einfach beim Erstellen einer neuen Liste den Typ »Einkäufe« aus.
Die der Einkaufsliste hinzugefügten Artikel werden automatisch in Kategorien wie Obst, Gemüse, Meeresfrüchte und Haushaltsartikel eingeteilt. Die automatisch generierten Kategorien lassen sich anpassen.
Das erleichtert potenziell den Einkauf, da man systematisch durch den Laden gehen kann, ohne die ganze Liste durchgehen zu müssen.
Der große Nachteil
Zum Schluss muss ich natürlich den erwähnten Nachteil erwähnen: Die App bleibt natürlich ausschließlich den Apple-Betriebssystemen vorbehalten, was ein großer Vorteil, aber auch ein wesentlicher Nachteil ist.
Ich mache mich damit von Apple-Produkten ein Stück weit abhängig, was sich besonders dann bemerkbar macht, wenn ich aus beruflichen Gründen ein Android-Smartphone bei mir trage. Zwar benutze ich die App hauptsächlich auf dem Mac und dem iPad, aber es hat schon seinen Reiz, die anstehenden ToDo’s zusätzlich vom Smartphone aus einsehen und abhaken zu können.
Dieses Problem entfällt bei der Nutzung diverser anderer Apps von Drittanbietern.
Erinnerungen von Apple ist für meine Zwecke dennoch ideal, da die App alle für mich wichtigen Funktionen mitbringt, ohne zu überladen zu sein.
Welche Listen-, Notizen- oder Planungs-App benutzt ihr? Kanntet ihr schon die Tipps und Tricks rund um Erinnerungen? Gibt es eine Alternative, die ihr besonders empfehlen könnt? Schreibt es gerne unten in die Kommentare!
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