»Zen to Done« ist das System für euch, wenn ihr Productivity eigentlich eher doof findet

Zen to Done will euch mit Gelassenheit produktiver machen. (Quelle: stock.adobe.com - Dmitry Rukhlenko)

Weil ihr auf diesen Artikel geklickt habt, erlaube ich mir, zwei Vermutungen über euch anzustellen: Erstens habt ihr in irgendeiner Form Interesse daran, euer Leben besser auf die Reihe zu bekommen. Und zweitens habt ihr gleichzeitig wenig Lust, dafür anhand eines strikten Systems euer Leben komplett umzukrempeln.

Das ist vollkommen legitim - mir geht es genauso. Und genau deswegen finde ich die Methode so spannend, die ich euch heute vorstellen möchten.

Das Produktivitätssystem heißt Zen to Done - eine Anspielung auf die beliebte, aber komplexe Methode Getting Things Done, die in Zukunft einen eigenen Artikel erhalten wird. Ihr Fokus soll darauf liegen, euch so wenig unliebsame Änderungen wie möglich abverlangen und gleichzeitig tatsächliche Resultate zu erzielen.

Damit schafft ihr es dann auch spielend einen der größten Fehler zu vermeiden, der mich jahrelang geplagt haben: 

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Was ist Zen to Done

Entwickelt wurde Zen to Done von Leo Babauta. Sein Ziel war es nach eigener Aussage, die Essenz von Produktivität und Organisation einzufangen und dabei simpel für Ergebnisse zu sorgen, statt euch Zeit mit Planung verbringen zu lassen.

Zen to Done eignet sich deshalb besonders für alle, die mit wenig Aufwand damit anfangen möchten, im Alltag oder im Beruf mehr zu schaffen und den anfallenden Aufgaben und Pflichten nicht mehr nur auf den letzten Drücker hinterherlaufen wollen.

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Aber wie genau funktioniert Zen to Done? Babauta beschreibt insgesamt zehn Schritte, mit denen man Zen to Done nach und nach umsetzen kann.

Dabei ist wichtig: Die zehn Schritte sollen nicht alle auf einmal angegangen werden.

Stattdessen soll man sich auf eine, maximal aber zwei bis drei der Schritte beschränken und diese so lange durchziehen, bis sie nach etwa einem Monat zur Routine geworden sind. Erst danach gilt es, mit dem nächsten Schritt weiterzumachen.

Die zehn Schritte von Zen to Done sind:

Schritt 1 - Sammeln: Ziel ist es hier, dass wir alles Wichtige in einem Notizbuch, auf Karteikarten oder in einer entsprechenden App festhalten: Ideen, Aufgaben, Notizen, Telefonnummern, Fahrpläne, To-Dos, Einfälle und mehr.

Schritt 2 - Durcharbeiten: Im zweiten Schritt gilt es, alle Eingangsorte mindestens einmal am Tag aufzuräumen. Dazu zählen etwa der Briefkasten, der Email-Posteingang oder der Ablagestapel auf dem Schreibtisch. Was sich dort aufhält und in weniger als zwei Minuten bearbeitet werden kann, erledigen wir sofort. Alle anderen Dinge werden entweder delegiert, gelöscht oder in einen Kalender oder eine To-Do-Liste zur späteren Bearbeitung verschoben.

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Schritt 3 - Planen: Als Nächstes wollen wir besser vorausplanen. Dafür legen wir uns einmal in der Woche einen groben Fahrplan zurecht, indem wir die wichtigsten Aufgaben der Woche aufschreiben. Ich persönlich mache das, indem ich mir für jeden Wochentag einen Frosch heraussuche - was es damit auf sich hat, verrate ich euch hier: Eat the Frog: Was eklig klingt, ist mein schnellster Weg zu mehr Produktivität.

Schritt 4 - Handeln: Bisher haben wir nur sortiert, nicht gemacht. Zeit, das zu ändern! Im vierten Schritt schnappen wir uns genau eine Aufgabe, am besten die Wichtigste, und erledigen sie mit voller Aufmerksamkeit. Browser, Handy und E-Mail werden dabei soweit möglich aus oder lautlos gestellt. Auch hier hilft mir persönlich eine andere Methode sehr: Dank der Pomodoro-Technik komme ich endlich klar im Home-Office.

Schritt 5 - Ein einfaches, vertrauenswürdiges System: Die Hälfte ist beinahe geschafft. Und im fünften Schritt müssen wir nicht viel machen, außer achtsam sein. Denn wir wollen unsere Notizen und To-Dos zwar etwas organisieren, aber dabei nicht zu komplex werden. Eine Handvoll Kategorien zur besseren Unterteilung unserer Merklisten reichen meist aus, alles andere hält uns nur vom Machen ab.

Schritt 6 - Organisieren: Was wir im zweiten Schritt begonnen haben, wird hier perfektioniert. Wir schaffen ein System, das uns das Durcharbeiten leicht macht. Das kann bedeuten, einen eigenen Erledigen-Ordner im Postfach anzulegen, in dem neue Mails landen - oder ein entsprechendes Pendant in Form eines Ablagefaches auf den Schreibtisch zu stellen. Außerdem können wir unsere Eingänge aufgeräumt halten, indem wir überflüssiges, zum Beispiel Werbe-Newsletter, abbestellen.

Schritt 7 - Wochenrückblick: Nachdem wir dank Schritt 3 einmal die Woche vorausplanen, wollen wir jetzt auch alle sieben Tage zurückschauen. Im Wochenrückblick wollen wir uns überlegen, welche Ziele wir uns für den längeren Zeitraum vorgenommen haben - Projekte, ein neues Hobby, mehr Sport - und vergleichen, inwieweit wir in der letzten Woche dahingehend Fortschritte gemacht haben. Dabei ist aus eigener Erfahrung besonders wichtig, sich kein schlechtes Gewissen zu machen - nicht jede Woche kann produktiv sein und manchmal ist es genug, die letzten Tage einfach irgendwie über die Runden gebracht zu haben.

Schritt 8 - Vereinfachen: Für eine Produktivitätsmethode ungewöhnlich, aber in diesem Schritt wollen wir weniger, nicht mehr schaffen. Ziel ist es, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren. Welche langfristigen Ziele sind uns wirklich wichtig? Welche Menschen wollen wir nicht aus den Augen verlieren? Welche Aufgaben können wir streichen oder delegieren? Unsere Ergebnisse sollten wir regelmäßig, etwa in Form des Wochenrückblicks, überprüfen.

Schritt 9 - Routinen: Mittlerweile sind wir bei einer ganzen Menge von Schritten, die wir umsetzen möchten. Dabei helfen können feste Routinen, die wir in unseren Alltag integrieren. Ich persönlich mache das mit der Methode des Time-Blockings. Wie ich damit angefangen habe und fast daran gescheitert wäre, verrät dieser Artikel: 3 Monate ohne freie Minute im Kalender: Time-Blocking klingt grausam, hat mich aber vollends begeistert.

Schritt 10 - Leidenschaft finden: Der schönste, aber auch schwerste Schritt. Hier wollen wir herausfinden, welche der Aufgaben uns glücklich machen oder uns das Gefühl geben, etwas geschafft zu haben - und für alle anderen Aufgaben wenigstens einen Grashalm der Freude, an dem wir uns im Alltag festhalten können. Das könnte die Freude am Abhaken eines Punktes der To-Do-Liste sein, oder der Geruch von frisch gewaschener Bettwäsche nach dem Neubeziehen des Bettes.

All diese Schritte mögen in ihrer Gesamtheit erstmal nach ganz viel Arbeit aussehen. Aber Babauta wird sehr deutlich, wenn er immer wieder wiederholt: Die Schritte sollen auf keinen Fall alle auf einmal angegangen werden.

Wer sich stattdessen nur auf einen oder wenige der Schritte beschränkt, bis dieser zur zweiten Natur wird, bekommt mit Zen to Done ein System, das ohne großen Aufwand zu mehr Produktivität in Job und Alltag führt.

Wie nutze ich Zen to Done im Alltag

Hier muss ich ehrlich sein: Ich habe Zen to Done erst recht spät kennengelernt. Zu diesem Zeitpunkt hatte ich bereits eine Reihe von Methoden ausprobiert und einen mehr oder weniger gut funktionierenden Ablauf für mich selbst gefunden.

Wirklich wie von Babauta empfohlen habe ich Zen to Done also nie umgesetzt. Aber beim erstmaligen Entdecken des Systems sind mir direkt viele Parallelen aufgefallen zu den Dingen, die bei mir selbst gut funktionieren - aufgeräumte Informationseingänge, der Fokus auf einzelne Aufgaben oder das Einbinden von Routinen.

Genau deshalb möchte ich euch Zen to Done auch ohne direkte Erfahrung aus erster Hand ans Herz legen. Denn ich glaube, dass man damit ein System an die Hand bekommt, das sich besonders dann eignet, wenn ihr mit Produktivitätsmethoden bisher nur wenig bis nichts zu tun hattet und nach einer Möglichkeit sucht, mehr in weniger Zeit und mit geringerem Stress zu schaffen.

Genug von mir. Ihr wollt wissen, was Steve Jobs zu Produktivität zu sagen hatte? Dann ist dieser Artikel für euch: Steve Jobs erkannte bereits 1986 einen der größten Feinde der Produktivität: Meetings bei der Arbeit

Kanntet ihr Zen to Done bereits? Habt ihr einige der Punkte bereits unbewusst schon länger umgesetzt? Und haltet ihr das System für einen guten Einstiegspunkt, um mit wenig Aufwand nach und nach für ein organisierteres und aufgeräumteres Leben zu sorgen? Gibt es etwas, das euch an dem System von Leo Babauta stört? Schreibt es mir wie immer gerne in die Kommentare!